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IGIENE E AMBIENTE

::: I QUATTRO cerchi dell’igiene più uno
      linee di intervento a cura di Graziano e Chiara M. Dassi
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Procedimenti e istruzioni per l’attuazione di un piano di facility management: manutenzione, pulizie, sanificazione, disinfezione, disinfestazione e derattizzazione ...

Con questo articolo si vuole cercare di arrivare a ipotizzare procedimenti e istruzioni operative economicamente sostenibili, tali da consentire l’attuazione di servizi integrati con l’obiettivo di migliorare e tutelare il livello igienico degli ambienti antropizzati.
Il nostro contributo nasce da un’esperienza concreta di una complessa e importante fi liera agro-alimentare in cui abbiamo valutato lo stato dell’arte e chiariti gli obiettivi e i budget di spesa possibili. Il processo di progettazione e attuazione è partito dalla volontà di unifi care a livello di management il responsabile dell’igiene e quello della tutela ambientale, di defi nirne le responsabilità (di fatto erano gli obiettivi aziendali) e di determinare i costi attraverso “approssimazioni successive”. In effetti, il gruppo di lavoro al grido “non fare mai quello che un altro è capace di fare meglio di te” voleva affidare alcuni servizi a un unico fornitore secondo i criteri del facility management. La prima fase contemplava i servizi di pulizia, sanificazione, disinfezione, disinfestazione e derattizzazione e i piani di manutenzione ad essi più strettamente correlati.
Lo start-up era quantificato in un anno. Un altro anno di messa a punto del sistema e un ulteriore ugual periodo per raggiungere il massimo dell’economicità possibile. Comunque le spese di tale realizzazione non dovevano superare i budget già in atto. Due erano le aree di “disaccordo”: la prima riguardava la volontà di una parte della Direzione di voler far partire altre aperture al facility management (l’argomento è stato accantonato fino alla fine del 2011). La seconda area di riflessione riguardava l’ipotesi di elevare i preventivi di spesa per la manutenzione ordinaria visto che probabilmente si sarebbero avuti aumenti di lavoro.
Anche questa ipotesi è stata scartata perché molti dei servizi sarebbero stati delegati alla ditta vincitrice dell’appalto. In ogni caso una certa cifra era stata preventivata sotto la voce “imprevisti” (il responsabile degli acquisti aveva un atteggiamento tale per cui tale cifra sarebbe stata difesa ad oltranza).

::: 1° Fase. Progettazione
Premesso che il project leader (un laureato in scienze giuridiche, ci teneva a sottolineare che non era avvocato) sarebbe stato responsabile di identificare le disposizioni di legge a carattere obbligatorio (ahi lui) e di farle rispettare nel miglior modo possibile (argomento che avrebbe fatto parte di uno specifico articolo del capitolato d’appalto). Il nostro compito è stato, partendo dalle definizioni affinché anche funzioni aziendali non specificatamente interessate fossero in grado di capire, realizzare un progetto di fattibilità. In primo luogo si è reso necessario partire dalla definizione di manutenzione: “combinazione di tutte le azioni tecniche, amministrative e gestionali, previste durante il ciclo di vita di un’entità, destinate a mantenerla o riportarla in uno stato in cui possa eseguire la funzione richiesta” aggiungendo che tali azioni dovevano anche contemplare operazioni di rat e pest-proofing, ovvero interventi anti-intrusione infestanti. Le dolenti note, in effetti, riguardavano le grandi superfici e alcune attrezzature di produzione che avrebbero comportato ingenti spese. Il problema è stato risolto (o aggirato) mettendolo nelle manutenzioni straordinarie.
I servizi di pulizia intesi come rimozione dello sporco e suo “recupero” e smaltimento non hanno creato molti problemi perché erano già servizi appaltati. Le argomentazioni sono state essenzialmente quelle di chiedere, a parità di costo, alcuni servizi aggiuntivi e restringere il tempo di intervento per le pulizie in emergenza.
Più complessa è stata la definizione di sanificazione che nello specifico contesto era definita come un servizio di pulizia di livello superiore attuata dal personale aziendale nelle linee di produzione e, in particolare, ai macchinari di produzione.
La disinfezione era compresa nella sanificazione, ma il gruppo di lavoro ha preferito scorporarla definendola come l’insieme delle operazioni atte a mantenere il livello quali-quantitativo dei microrganismi idoneo alle necessità dei vari ambienti. Molta attenzione è stata posta alla distinzione dei rischi sanitari da quelli di igiene della produzione dei vari prodotti alimentari in gamma. L’obiettivo era controllare il rischio di infezione per persone, di contaminazione di oggetti, attrezzature, ambienti (soprattutto il sistema di aria condizionata e forzata) e derrate.
Il gruppo di lavoro ha voluto enfatizzare l’utilità della disinfezione anche per sottolineare l’igiene del personale (argomento di molto peso ma delicato giacché rischia di scontrarsi con la suscettibilità delle persone). In ogni caso tale distinzione ha consentito di realizzare una lista delle superfici da disinfettare: suddivise per livello di rischio sanitario, per l’aspetto igienico delle derrate e per necessità di usare prodotti molto residuali e in grado di resistere alle normali pratiche di pulizia o, al contrario, necessità di dover utilizzare PMC che non lasciando residui biologicamente attivi sono idonei per le superfici di lavoro. Tutto questo già complesso per suo conto dovrà essere dettagliato per microrganismi statisticamente più frequenti e pericolosi.
Secondo lo schema della magnitudo vicariato dalle norme di sicurezza: pericolo e rischio. Inoltre, proprio per rafforzare e rendere sempre più elevato il livello igienico, si è deciso di trattare alcune superfici con prodotti frutto delle recentissime scoperte della nano-tecnologia. Se tutto andasse per il verso giusto, le frequenze degli interventi potrebbero arrivare anche a intervalli di sei mesi e oltre con una riduzione dei costi operativi notevole.
La disinfestazione e la derattizzazione possono essere definite come l’insieme di tutte quelle operazioni tendenti all’eradicazione delle entità biologiche infestanti (insetti e artropodi nel primo caso, ma si parlava anche di allontanamento piccioni, e roditori sinantropi nel secondo). I servizi erano anch’essi appaltati a un’unica ditta che meritoriamente aveva istaurato un buon rapporto con gli addetti alla manutenzione e tutti i servizi svolti erano ben documentati da una modulistica molto burocratizzata (in particolare quella riguardante le operazioni di monitoraggio murino: con la percentuale di consumo delle esche di ogni punto esca, con soglia di allarme evidenziata da codici colore). Una certa precisione delle definizioni era richiesta soprattutto perché a ogni voce erano abbinate le istruzioni operative, le superfici correlate, le metodologie, le frequenze, gli orari e la stima dei costi. Oltretutto era richiesta una verifica funzionale di quanto in essere. La domanda era: i risultati sono soddisfacenti?
Le difficoltà tecniche non erano di poco conto e in più di una riunione la voglia di rinunciare era tangibile, ma con metodo le difficoltà sono state superate, almeno sulla carta. Il cosa fare, come farlo, quando farlo e come controllare i risultati era formalizzato in un documento pieno di check-list, moduli, ecc. ecc.
Solo guardando il diagramma dei flussi di informazione balzava all’occhio che molto lavoro di semplificazione era ancora da fare. Allo stato attuale il team si è diviso in gruppi di lavoro e si riunirà fra sei mesi. Le funzioni operative e di controllo dovranno porre particolare attenzione al miglioramento dei servizi in essere intensificando i controlli. I consulenti tecnici presenteranno delle ipotesi migliorative corredate dalle risorse tecniche all’avanguardia (prodotti, attrezzi e attrezzature); l’ufficio acquisti dovrà predisporre un capitolato da sottoporre alle aziende di facility management congiuntamente a una relazione riassuntiva sui costi reali e “invisibili” relativi ai servizi indagati.
Per invisibili ci è parso di capire che fosse essenzialmente il tempo dedicato alla gestione del lavoro, soprattutto da parte delle funzioni aziendali implicate indirettamente. Il rappresentante delle risorse umane dovrà realizzare un nuovo organigramma in collaborazione con l’addetto alla Qualità e alla Sicurezza. Il Progetto è davvero interessante ed è anche coinvolgente per la personalità del project leader che affermando: prima decidiamo cosa fare nel miglior modo possibile, poi cerchiamo tutte le economie di integrazione realizzabili e, con l’aiuto e l’esperienza dei partner, riduciamo i costi all’osso, dichiara chiusa la prima fase di lavoro chiedendo a tutti di proporre un marchio a simbolo del progetto, corredato possibilmente da uno slogan. La nostra proposta è sintetizzata nel titolo dell’articolo e nella sua rappresentazione grafica. Ai vincitori pare toccherà un bel fine settimana in una località turistica italiana!