La necessità di coordinare e controllare tutte le operazioni quali, quali la gestione del personale, l’analisi dei dati ricavati dai monitoraggi (associati a sistema Qr-code), la georeferenziazione delle postazioni, l’invio della reportistica, la verifica dei percorsi svolti dagli operatori e la certificazione dei lavori svolti, ha evidenziato il bisogno di utilizzare un sistema informatico che consenta di tenere sotto controllo tutte le operazioni previste.
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“Potrei dire che a fianco della “bruttura” lessicale della rendicontazione che però rende l’idea e attrae l’attenzione c’è l’enorme utilità derivante dalla corretta gestione dell’informazione che il sistema descritto propone. Certamente il mercato ne offre di similari e altre società del settore ne hanno adottati di similari. L’importante è utilizzarli al meglio per ottenere una certificata trasparenza amministrativa e ricavarne dati per un costante miglioramento tecnico dei servizi senza cadere nelle sabbie mobili dell’eccesso di documentazione”. Graziano Dassi |
A tal fine, dal 2011, la società Biblion si avvale di un sistema informatico attivo su piattaforma Web (www.biblion-geo.it e www.biblion-ticket.it) sviluppato in associazione con Primaria Azienda del settore, che soddisfa tutte le necessità previste nel Capitolato e che permette al Responsabile del Servizio dell’Azienda sanitaria, il controllo in “real time” tramite web delle segnalazioni, lo stato di avanzamento dei lavori assegnati, la georeferenziazione delle caditoie, i percorsi degli operatori addetti ai diversi servizi, la ricezione delle bolle lavori, oltre alla possibilità di “scaricare” in maniera autonoma i dati rilevati in diverse tipologie di formato (xlsx, pdf). Tale sistema è già operativo e in uso per diverse Amministrazioni tra cui il Comune di Padova, il Comune di Bologna, l’Azienda Sanitaria Locale di Alessandria ed è in atto anche per il Comune di Modena, le Ausl di Livorno, Massa Carrara, Lucca e Bologna.
COME FUNZIONA
Gestione Piattaforma Azienda/Committente Segnalazione Richieste
Grazie a un’interfaccia grafica presente sul sito (abilitata con password) il Responsabile dell’AUSL ha la possibilità di inviare direttamente alla centrale operativa di Biblion segnalazioni in merito a interventi a richiesta. Tutte le segnalazioni inviate sono gestite dal sistema operativo e protocollate sulla base della data di ricezione delle stesse e sono sempre visionabili in tempo reale. Avremo quindi un “ordine di intervento” (fig.1) che prevede un iter preciso e da quel momento il “percorso” della lavorazione sarà sempre visibile in real time, dalla presa in carico all’ultimazione dell’intervento programmato o a richiesta, con tutte le informazioni che andremo a descrivere. L’iter terminerà con la redazione automatica della “Scheda consuntivo intervento” completa delle informazioni richieste: descrizione dell’intervento, data e ora del sopralluogo, livello di programmabilità dell’intervento, data e ora di inizio e fine trattamento, importo del servizio e note. Tale bolla generata può essere firmata direttamente dal referente di una struttura sullo smartphone e successivamente reso visibile sulla piattaforma web in formato pdf.
Piattaforma Web
Nella piattaforma web è possibile pianificare gli Interventi Programmati, e gli Interventi a Richiesta. Nel primo caso vengono inseriti dalla direzione tecnica tutti quei lavori che richiedono una pianificazione periodica (tipo trattamenti di derattizzazione) e l’elenco delle attività programmate per ogni operatore. Una volta predisposto il calendario delle attività (cronoprogramma), suddiviso per operatore e giornata lavorativa, ed approvato dalla committenza, le lavorazioni vengono trasmesse giornalmente e automaticamente, complete di ogni dettaglio operativo, agli smartphones dei tecnici designati. L’elenco sequenziale delle attività pianificate viene inoltre visualizzato nella piattaforma web (fig.2) e sul display del terminale GPS Android di ciascun operatore (fig.3). L’operatore, il giorno previsto per la lavorazione, apre il modulo di quella giornata e da quel momento, sulla piattaforma web, i responsabili del sistema e quelli dell’AUSL potranno seguire tutto l’iter dei lavori previsti nella giornata suddivisi per operatore. Raggiunti i vari siti da sottoporre a trattamento l’operatore apre il modulo sullo smartphone ed effettua il servizio (es. controllo degli erogatori d’esca). Queste operazioni si eseguono tramite lettura dei Qr-code, posti all’interno degli erogatori. Per ogni postazione si genererà quindi una propria “storia”: consumo di esca, n° di catture, situazione ambientale riscontrata, ecc., e sulla piattaforma web si potranno, in tempo reale, visualizzare tutte le informazioni, oltre all’esatta collocazione geografica, sia che il manufatto sia posizionato all’interno delle strutture (visibile sulle planimetrie precedentemente caricate nel sistema), sia che si trovi nelle aree esterne. Terminato il servizio potrà essere acquisita la firma in digitale e sarà dato un input che genererà automaticamente la bolla lavori (Scheda consuntivo intervento) che certificherà l’effettuazione dell’intervento previsto. In casi particolari, tramite un apposito modulo (Photo Share) si può gestire direttamente un Documento di Trasporto (DDT) per eventuale prelievo e trasporto di carcasse.
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Per gli Interventi a Richiesta (Ordinari e Urgenti), ricevuti mediante segnalazione da parte dell’ASL, si crea nel sito web la richiesta, la quale sarà subito presa in carico dalla segreteria operativa e indirizzata (secondo le tempistiche stabilite) al responsabile tecnico ed all’operatore addetto al servizio, i quali visioneranno direttamente nello smartphone le informazioni per poi procedere all’intervento. Grazie all’interfaccia grafica presente nel sito web, la stazione appaltante sarà sempre in grado e in real-time, di vedere lo stato di avanzamento dei lavori. Infatti, una volta inviata la mail di segnalazione, sarà visibile quando la stessa è stata presa in carico (conferma presa in carico con banda colore azzurro), quando il lavoro è assegnato all’operatore preposto ed è in attesa di esecuzione (banda colore giallo) ed infine quando il lavoro è stato completato (banda colore verde) (Fig.2). Le lavorazioni così eseguite saranno anche visionabili in modo sequenziale e, grazie ad un’apposita interfaccia costituita da filtri di selezione e report riassuntivi, sarà possibile, negli intervalli temporali specificati, ricercare, visualizzare, esportare e stampare le statistiche in funzione dell’elenco degli interventi eseguiti da ciascun Operatore, fermo restando che per ogni servizio eseguito viene generata una bolla lavori con firma digitale che, a seconda delle esigenze, può essere inviata via mail alla committenza o rimanere collegata al singolo intervento eseguito.
Oltre a quanto sopra, per gli interventi che richiedono la gestione di soglie e/o consumi (vedi erogatori d’esca rodenticida) l’operatore inserirà, dopo la lettura del Qr-code, i vari valori di monitoraggio, come specificato successivamente, verificando l’eventuale superamento delle soglie, inserendo eventuali interventi correttivi svolti (previa autorizzazione), i quali saranno subito evidenziati con il colore rosso e resi visibili all’ente appaltante.
Reportistica e dati monitoraggio
Grazie al sistema GPS integrato con la gestione dei dati e la certificazione con Qr-code, è possibile codificare ogni singola postazione (erogatore d’esca rodenticida, trappola per insetti, ecc.) rendicontando sulla sua verifica (fig.4a-b). Nel caso specifico delle postazioni di monitoraggio i dati raccolti durante le ispezioni saranno tra loro collegati in maniera sequenziale permettendo un’elaborazione storica dei riscontri di monitoraggio. I dati raccolti sono inoltre esportabili come elenco in formato Excel, o come posizione su mappa in formato kml, oltre che visionabili direttamente sulla piattaforma web.
È poi possibile aggregare i singoli punti di un’area eseguendo l’analisi territoriale o di una specifica struttura (fig.4c).
Gestione Operatore Piattaforma Client Android
La Piattaforma Client Android, è l’applicazione che utilizza l’operatore sul suo dispositivo telefonico. Essa permette di gestire, registrare e geo localizzare i tracciati che documentano il lavoro svolto, gli interventi eseguiti, le segnalazioni, i documenti fotografici che certificano particolari situazioni, la registrazione delle bolle di lavoro ed infine il sistema di allarme Man Down, garanzia di sicurezza per operatore (D.Lgs. 81/08).
Visualizzazione e Gestione di Interventi a Calendario
Attraverso il terminale GPS Android l’operatore può evidenziare l’elenco degli Interventi disposti a calendario (precedentemente inseriti nel web) e visualizzarli direttamente sul suo terminale, completi di dati dell’Ente Appaltante, della sede di lavoro e della tipologia d’intervento da effettuare, oltre a identificare il percorso ottimale per raggiungere la destinazione (sistema di navigazione satellitare).
Documentazione e certificazione del Servizio
Raggiunta la destinazione, il Tecnico Disinfestatore provvede alla registrazione dell’inizio dell’attività lavorativa tramite Qr-code e ha la possibilità di acquisire, al termine del lavoro, la firma (direttamente sullo smartphone) del Responsabile della Struttura. La lettura del Qr-code genera inoltre la registrazione della posizione geografica, garantendo quindi un corretto censimento dei siti per il monitoraggio.
Gestione delle “Bolle lavori”
La procedura di compilazione delle Bolle Lavori è semplice e intuitiva; durante l’attività lavorativa, prima di terminare la lavorazione, l’operatore può ricercare il modello di rapportino adatto al tipo di attività che necessita documentare, per poi compilare i campi proposti. Al termine il rapportino è trasmesso alla piattaforma Biblion-geo che provvederà ad archiviarlo o a inviarlo direttamente alla stazione appaltante. Ogni bolla lavoro riporta dei parametri standard che saranno completati con le informazioni richieste dal capitolato.
Formalizzazione Monitoraggi e Rendicontazione Servizi
Grazie al sistema informatico è possibile generare dei file Excel, grafici di lavoro, matrici, e quant’altro (fig. 4c) che permetta di aggregare tra loro i dati raccolti. Le molteplici potenzialità permettono quindi di gestire con un’unica soluzione diversi aspetti che vanno dalla gestione tecnica alla gestione amministrativa con quantificazione economica dei servizi svolti.
Caratteristiche Tecniche e funzionali del Sistema
In sintesi il sistema Biblion-geo, appositamente studiato per i Servizi d’Igiene Ambientale, visibile dall’ente a mezzo web e senza installazione di programmi, garantisce una gamma di funzioni quali: gestione multi-presidi (Territorio e Strutture Territoriali); gestione cartografica del posizionamento delle esche di monitoraggio; associazione a Qr-code; calendarizzazione degli interventi; gestione delle segnalazioni ordinarie ed urgenti con visione dello stato di avanzamento delle stesse; gestione operativa tramite smartphone; registrazione dei dati di monitoraggio; invio diretto delle bolle di lavoro; database interno con Schede Tecniche e Schede di Sicurezza di ogni biocida utilizzato, con le piantine delle strutture; rendicontazione economica dei servizi effettuati; reportistica e statistiche scaricabili in formato Excel, pdf, ecc.
Rendicontazione: da rendiconto a rendicontare per cui l’atto del rendicontare diventa rendicontazione. I linguisti li definiscono verbi denominali di cui la burocrazia se ne è impossessata. Certamente i puristi ne avrebbero di che ridire, pur tuttavia è innegabile che rende l’idea e il suo uso sospetto prenderà piede.
