Dal 2012 l’Azienda Ospedaliera di Perugia ha avviato un protocollo sperimentale per un sistema di verifica e valutazione dei servizi di pulizia e sanificazione ambientale
«L’igiene ambientale del presidio ospedaliero assume un ruolo sempre più importante e viene considerata un servizio ad altro impatto sulla qualità delle cure. Le buone pratiche di igiene in ospedale sono essenziali per ridurre il rischio di contaminazione crociata
che può causare la diffusione di microrganismi potenzialmente patogeni all’interno dell’ambiente ospedaliero, favorendo lo sviluppo di Infezioni correlate all’Assisitenza (IcA). Da anni negli ospedali i servizi di pulizia sono stati esternalizzati, il che rende a maggior ragione ancora più indispensabile la formulazione di procedure affidabili e collaudate di esecuzione e controllo, per garantire standard di sevizio adeguati».
Così ha esordito Ilaria Bernardini, Responsabile Infermieristico per le attività di igiene ospedaliera e monitoraggio dei servizi in outsourcing, che, insieme con Patrizia Ciotti, medico specialista in Igiene e Medicina Preventiva presso l’Azienda Ospedaliera di Perugia, ha presentato – all’ultimo “Planet Health Comfort & Servizi”, organizzato da Istituto Internazionale di Ricerca – l’efficiente sistema di controllo del servizio di pulizia che è valso al progetto l’accesso alla finale del ‘’P&S Innovation Award” 2014.
L’Azienda Ospedaliera di Perugia è una vera e propria cittadella, composta da 51 strutture complesse e 9 dipartimenti assistenziali integrati, con 749 posti letto di cui 47 in degenza breve. Nell’anno 2014 ha fatto registrare ogni anno 40.567 ricoveri, di cui 3.000 di alta specialità e 20.000 tra DRG e procedure chirurgiche, mentre 62.988 sono stati gli accessi al pronto soccorso. Sono state erogate 7.401.344 prestazioni specialistiche ed effettuate 5.276.598 analisi di laboratorio. Conta 2.636 dipendenti, 250 universitari convenzionati e oltre 400 medici in formazione specialistica. Il servizio di pulizia è esternalizzato fino dai primi anni Novanta, per cui i rapporti con il fornitore esterno sono prassi consolidata per la struttura umbra. Tuttavia, a partire dalla fine del 2011, il direttore generale Walter Orlandi e il direttore sanitario Manuela Pioppo, hanno fortemente voluto l’avvio della sperimentazione di un protocollo finalizzato a controllare e valutare i servizi di 
pulizia e sanificazione ambientale, perché negli anni sono cambiate le esigenze. L’occasione è stata fornita dall’avvio di un nuovo contratto di outsourcing – da effettuarsi con procedura ristretta per l’affidamento del servizio di pulizia, sanificazione e servizi integrati dell’Azienda Ospedaliera di Perugia – che si propone i seguenti obiettivi: definire criteri di risultato con rispetto degli impegni contrattuali; acquisire controlli di qualità dei servizi in outsourcing; garantire risultati igienico-sanitari e di sicurezza per la persona in condizione di bisogno di salute.
Con il contratto è stato stilato un disciplinare attuativo del servizio che ha lo scopo di garantire un adeguato servizio igienico e di pulizia dei locali oggetto dell’appalto, fornire costantemente all’Azienda le informazioni relative alla programmazione e all’esecuzione delle attività e ai risultati qualitativi e quantitativi relativi alla conduzione dell’appalto; monitorare costantemente i risultati delle prestazioni, per un miglioramento continuo del servizio erogato.
Per una migliore gestione degli ambienti sono state definite – e quantificate per ampiezza – delle macroaree, individuate in base al livello di rischio: dalle aree sanitarie ad alto rischio infettivo fino, a scendere, alle aree extrasanitarie e alle aree esterne.
Un controllo a più livelli
Il passo successivo è stato il definire gli altri elementi del sistema di controllo, ossia gli strumenti informativi, cioè le elaborazioni di statistiche e i report; il manuale di controllo di risultato, ossia il manuale per la gestione delle operazioni di pulizia; l’identificazione dei ruoli di controllo; gli strumenti, costituiti da schede di 
controllo. Il controllo si articola su più livelli: i controlli di primo livello sono svolti dai coordinatori delle Strutture Complesse, 80 operatori che quotidianamente verificano frequenze e prestazioni, compilano una scheda di rilevazione delle non conformità. Le non conformità rilevate dai coordinatori devono essere risolte nel più breve tempo possibile in contraddittorio con l’impresa fornitrice del servizio, e, in ogni caso, vengono segnalate al responsabile dell’area Igiene Ospedaliera che, ogni tre mesi, invia un rapporto all’economato, che provvede, se del caso, ad attuare le previste sanzioni. Il controllo di secondo livello è affidato a sette esperti, appositamente formati e si basa su misurazioni oggettive, anch’esse condotte in contraddittorio con l’impresa fornitrice del servizio. Questo gruppo è composto da personale sanitario dell’Azienda Ospedaliera, operatori della ditta fornitrice del servizio e dell’economato: tutti sono stati formati appositamente per svolgere questa funzione, che si sviluppa in aree propriamente sanitarie e di confort alberghiero. Tre sono le fasi operative: in primo luogo vengono identificate e localizzate le strutture, stabiliti i lotti di controllo e il campione rappresentativo, definiti i criteri di misurazione, gli elementi soggetti a controllo e le relative soglie di accettazione, predisposte le schede di controllo e definita la soglia di accettazione generale. In secondo luogo si procede al sorteggio dei campioni di controllo, con l’assegnazione delle relative schede ai controllori, che provvederanno a effettuare le verifiche e a registrare i risultati, secondo una specifica 
procedura di annotazione, e a inserirli nel software di gestione in tempo reale. Infine, si procederà all’analisi dei risultati e delle criticità con audit bimestrale, alla presenza di rappresentanti dell’impresa e dei controllori di secondo livello che valuteranno:
• L’andamento dei diversi indici e i report dei controlli.
• Le attestazioni di regolare esecuzione del servizio.
• La chiusura di eventuali non conformità.
Per tutte le criticità riscontrate sono definiti obiettivi di miglioramento il cui raggiungimento viene verificato nella riunione successiva. Qualora, nel corso di tale riunione, gli obiettivi non risultassero conseguiti, si applicherebbero le penalità, secondo criteri di proporzionalità sul canone contrattuale.
Due sono gli scopi di questo tipo di monitoraggio, articolato su distinti livelli: in primo luogo la verifica immediata da parte di operatori in prima linea che conoscono sia le prestazioni ordinarie da effettuare sia la frequenza – giornaliera, settimanale, mensile, semestrale, annuale – con cui devono essere effettuate; in secondo luogo l’oggettività della misurazione della qualità del servizio, attraverso strumenti idonei. Così operando, si possono correggere tempestivamente eventuali problemi e si favorisce il miglioramento continuo del servizio.
L’attività di reporting, basata sulle rilevazioni standardizzate prodotte dal gruppo dei valutatori del secondo livello operativo, illustra con cadenza bimestrale il trend degli scostamenti nel tempo e nello spazio, delle non conformità rilevate, dei valori di LQR (Livello di Qualità Rilevata) verso i LQA (Livello di Qualità di Attesa) delle aree e degli ambienti controllati.
Risultati
Per l’anno 2012 (sperimentazione attivata nel mese di marzo 2012) sono stati condotti 1012 controlli di secondo livello per i quali sono riportati in tabella i risultati per bimestre.
Interessante osservare come nel bimestre novembre/dicembre 2014 in due macroaree non ci siano state Non Conformità e come i Livelli di Qualità Rilevata siano sempre stati maggiori dei Livelli di Qualità Attesa.
Dai risultati ottenuti si evince che è sempre più necessaria una puntuale verifica di tutti i processi coinvolti misurandone nel contempo l’efficacia del risultato e l’efficienza economica, in modo che l’intera catena delle prestazioni faccia parte di un sistema integrato di pulizia, con la consapevolezza che questo ha dirette ricadute nella gestione e nel controllo del rischio infettivo e di conseguenza sulla salute dei pazienti.
Un netto miglioramento
I rapporti bimestrali evidenziano un netto miglioramento progressivo della qualità del servizio di pulizia e sanificazione. Il numero delle non conformità rilevate bimestralmente è infatti sceso da valori dell’ordine di trenta nel 2012, fino a poche unità nel 2014 e nel 2015. Parallelamente, la quota delle schede di controllo con Lqr inferiori alla soglia di accettabilità è scesa da valori vicini al 30% fino a pochi punti percentuali.
