La cultura del pulitoArea Tecnica

Linea Guida “La cultura del pulito”: PRIMO VOLUME, SESTO CAPITOLO

Uno strumento di lavoro dedicato alle diverse figure professionali che compongono il mondo del cleaning realizzato da Mauro Martini, uno dei maggiori esperti del settore

Capitolo 6: Le fasi contrattuali

1.6.1 Il contratto

Definizioni:

Contratto d’appalto: contratto con cui una parte assume, con organizzazione dei mezzi necessari e con gestione a proprio rischio, il compimento di un’opera o di un servizio in favore di un’altra verso un corrispettivo in denaro (art. 1655 cod. civile);

Contratto d’opera: il contratto con cui una parte si obbliga, verso un corrispettivo a compiere un’opera o un servizio in favore di un’altra, con lavoro prevalentemente proprio e senza vincolo di subordinazione (art. 2222 cod. civile);

Committente: soggetto per conto del quale l’intera opera viene realizzata, indipendentemente da eventuali frazionamenti della sua realizzazione. Nel caso di appalto di opera pubblica, il committente è il soggetto titolare del potere decisionale e di spesa relativo alla gestione dell’appalto.

Appaltatore/impresa appaltatrice: soggetto titolare del contratto d’appalto, che si obbliga nei confronti del committente a fornire un’opera e/o una prestazione con mezzi propri o può avvalersi di subappaltatori o lavoratori autonomi;

Lavoratore autonomo: persona fisica la cui attività professionale contribuisce alla realizzazione dell’opera senza vincolo di subordinazione;

Subappaltatore: soggetto che si obbliga nei confronti dell’appaltatore a fornire un’opera e/o una prestazione con mezzi propri, già compresa in quella oggetto dell’appalto principale.

Interferenza: contatto rischioso tra il personale del committente e quello dell’appaltatore o tra il personale di imprese diverse che operano nella stessa sede aziendale con contratti differenti.

All’assegnazione dell’appalto segue la firma del contratto, la cui composizione è articolata tra varie clausole, che generalmente l’utente sviluppa da una parte per ribadire le esigenze qualitative e fissare i termini economici dell’accordo e dall’altra per manlevarsi da ogni tipo di responsabilità. Questo appare leggendo i numerosi contratti stipulati da aziende private o enti pubblici: in nessuno di essi vengono riportate clausole mirate a stimolare i rapporti di collaborazione limitando qualsiasi forma di interpretazione anche se positiva del servizio.

Le clausole contrattuali sono

 1 valore delle premesse e disposizioni generali

 2 oggetto dell’appalto

 3 durata – proroga espressa – periodo di prova

 4 articolazione e modalità del servizio

 5 locali presso i quali dovrà essere svolto il servizio

 7 orario del servizio

 8 personale addetto

 9 rapporti tra le parti

10 attrezzature e materiali impiegati nel servizio

11 oneri accessori

12 impegni specifici dell’impresa

13 verifiche e controlli in corso di esecuzione

14 osservazione delle norme di sicurezza

15 diffida ad adempiere

16 corrispettivi

17 estensione e riduzione del servizio

18 fatturazione e modalità di pagamento

19 revisione del corrispettivo

20 penali e detrazioni

21 cauzione

22 responsabilità

23 divieto di subappalto di cessione del contratto

24 obblighi nei confronti dei dipendenti

25 disposizione antimafia

26 foro competente

27 sciopero del personale

28 recesso – clausola risolutiva

29 oneri fiscali e spese contrattuali

La responsabilità del prodotto è un termine giuridico che descrive l’azione legale che intraprende una persona che si ritiene danneggiata materialmente o moralmente a causa di difetti del prodotto. La responsabilità del prodotto non è un fenomeno recente, infatti esistono documenti che anche nel passato si sono intentate cause per danni o lesioni provocati da un prodotto. È solo con l’inserimento della certificazione di qualità che si sono sviluppate le procedure di controllo sulla produzione e suoni componente di essa punto Allo stato attuale esistono associazioni o enti per i diritti del consumatore quali il diritto alla sicurezza, il diritto a essere informati, il diritto di poter scegliere e il diritto di essere ascoltati.

1.6.2 Requisiti

Saranno esclusi dalla partecipazione alla gara i fornitori che:

  1. a) si trovano in stato di fallimento, di liquidazione, di cessazione di attività o di concordato preventivo e in qualsiasi altra situazione equivalente, ovvero a carico dei quali sia in corso un procedimento per la dichiarazione di una di tali situazioni;
  2. b) nei cui confronti sia stata pronunciata una condanna con sentenza passata in giudicato per qualsiasi reato che incida sulla loro moralità professionale, o per reati finanziari;
  3. c) Nell’esercizio della loro attività professionale  abbiano commesso un errore grave,  accertato con qualsiasi mezzo di prova addotto dall’amministrazione aggiudicatrice;
  4. d) non siano in regola con il pagamento delle imposte e delle tasse;
  5. e) non siano in regola con gli obblighi relativi al pagamento dei contributi previdenziali e assistenziali a favore dei lavoratori;
  6. f) si siano resi gravemente colpevoli di false dichiarazioni nel fornire le informazioni che possono essere richieste ai sensi del presente articolo;
  7. g) non siano in regola con quanto prescritto dalla L. n. 82 del 25.1.1994 e dal D.M. 7 luglio 1997 n. 274.

A dimostrazione che il fornitore non si trovi in una delle condizioni di cui alle lettere a), b), c), d), e), f), g), è sufficiente la produzione di un’unica autocertificazione del fornitore ai sensi della Legge 4 gennaio 1968 n. 15 che attesti sotto la propria responsabilità di non trovarsi in una delle predette situazioni.

Presentazione dell’offerta 

L’offerta dovrà pervenire in apposito plico, sigillato a ceralacca e recante sui lembi di chiusura un timbro con la ragione sociale della società.

Sul plico dovrà essere posta l’etichetta, ai fini della corretta identificazione del plico stesso.

Si avverte che, ove il plico ne fosse sprovvisto, non può essere garantita la sua ricezione da parte delle strutture preposte alla gara.

Il plico dovrà essere inviato, con l’osservanza degli adempimenti di legge, mediante servizio postale – a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento – o corrieri privati o agenzie di recapito debitamente autorizzate. L’invio del plico rimane a totale rischio e spese del mittente. I plichi che perverranno oltre il termine di scadenza sopraindicato verranno considerati come non consegnati e restituiti al mittente.

Aggiudicazione dell’appalto

Dell’avvenuta aggiudicazione verrà data notizia con una apposita comunicazione scritta.

il rapporto contrattuale, da intendersi costituito e operante con la comunicazione dell’aggiudicazione, sarà formalizzato con la stipula del contratto entro il termine di 30 giorni della stessa comunicazione.

La stipula del contratto con l’aggiudicazione del servizio (entro 30 giorni) sarà subordinata alla presentazione della suddetta documentazione:

  1. copia autentica dell’avvenuto deposito dell’istanza avente a oggetto la richiesta di iscrizione dell’impresa all’albo delle imprese di pulizia, ai sensi della L n. 82 del 25.1.1994 e del D.M. 7 luglio 1997 n. 274;
  2. certificati di correttezza contributiva, corrispondente al settore dei servizi di pulizia, rilasciati dall’INPS e dall’INAIL;
  3. polizza assicurativa a massimale unico a copertura dei rischi della responsabilità civile terzi;
  4. copia conforme all’originale della autorizzazione dell’Ispettorato Provinciale del Lavoro rilasciata ex articolo 5, lett. g) della Legge 23 ottobre 1960, n. 1369 e in conformità alla circolare del Ministero del Lavoro 18 marzo 1997, n 39/97;
  5. idoneo documento comprovante la prestazione di una cauzione definitiva costituita nelle forme di legge a garanzia degli impegni contrattuali, di importo pari al 5% del corrispettivo annuo globale, che sarà svincolata al momento in cui tutte le obbligazioni contrattuali saranno adempiute.

1.6.3 Il preventivo

Il preventivo deve essere sviluppato mediante un processo che prevede:

  • Preventivo base: elaborato per valutare la consistenza della commessa e l’interesse dell’azienda a partecipare alla gara d’appalto oltre che, naturalmente, verificare se esistono i requisiti specificamente richiesti dal cliente. In questa fase si definisce la redditività della futura commessa e l’economicità che l’impresa offre.
  • Preventivo esecutivo: è relativo al responso tecnico. Si valutano nel dettaglio le condizioni per l’erogazione del servizio e si definiscono le misure e i fattori aggressivi a cui l’impresa dovrà contrapporsi. Si determinano i parametri di efficienza e rendimento.
  • Preventivo completo: in relazione ai dati emersi nella fase del preventivo esecutivo, quello completo prevede la valutazione dei possibili imprevisti che si manifestano e che possono modificare il percorso dell’attività. L’articolazione del preventivo completo dovrà anche tenere conto della tendenza del mercato, per valutare attentamente se l’economicità dell’offerta potrà essere bilanciata con operazioni di recupero consentite solo in appalti a lungo termine.

Diverso atteggiamento e metodo di analisi richiede l’elaborazione del preventivo relativo a commesse che prevedono un unico intervento (trattamento di una superficie) o pulizia generale di un ambiente. In questo caso il preventivo base deve indicare il valore approssimativo del costo globale per valutare la convenienza economica e la necessità di distogliere operatori da altri compiti per eseguire il suddetto intervento. Occorre ricordare che l’analisi del dettaglio dovrà essere precisa poiché in questi interventi a breve le possibilità di recupero sono nulle.

L’elaborazione del preventivo è prevalentemente costituita dalla stima dei costi. Tutt’ora non ci sono metodi matematici che consentono la certezza assoluta dell’analisi del valore. Nella pratica vengono impiegati in parallelo diversi metodi:

  1. metodo intuitivo: consiste, come dice il termine, nel lasciarsi guidare dal buon senso, dalla conoscenza che si ha delle condizioni operative per la realizzazione del prodotto.
  2. metodo ambienti: legato allo studio delle attività interne e delle condizioni operative e gli obblighi che un certo ambiente impone.

3 metodo tecnico: in cui i dati metrici numerici costituiscono il pilastro portante delle metodologie dell’analisi del valore.

Allo stato attuale esistono difficoltà per acquisire i dati necessari per formulare un preventivo dettagliato: spesso il metodo soggettivo e quello statistico vengono usati congiuntamente per elaborare preventivi anche in grosse commesse. All’apertura delle buste si riscontrano poi differenze di valutazione a dir poco incongruenti.

Le tecniche di preventivazione possono essere sviluppate se i cosiddetti dati di ingresso sono sufficientemente esaurienti, solo in questo caso possono entrare in campo valutazioni legate all’esperienza o si potrà fare ricorso alla memoria storica non come dato fondamentale ma come elemento di verifica sulla validità del preventivo.

L’etimologia della parola preventivo significa prevenire, precedere, valutare a priori tutte quelle situazioni che determinano l’aggravio dei costi come ad esempio le condizioni di pagamento che se non rispettate, comportano costi aggravati dagli interessi e creano situazioni di mancanza di liquidità che possono danneggiare l’immagine dell’azienda nei confronti dei propri collaboratori e dell’ambiente esterno più in generale.

Attenzione: sono escluse dalla programmazione tutti gli interventi specialistici o trattamenti di fondo delle superfici (pavimenti) che devono essere commissionati, valutati, preventivati all’atto della loro possibile realizzazione in base alle condizioni operative e le condizioni reali delle superfici.

1.6.4 Spese generali

Le spese generali appartengono alla sfera dei costi fissi, tuttavia alcune voci che le compongono possono essere considerate costi discrezionali, in relazione alla tipologia degli appalti e alla filosofia aziendale.

Ogni voce può essere rivisitata per economizzare o ampliare le spese, in questo caso assumerà la veste di un investimento che si definisce tale quando, aumentando le risorse per un’operazione, i riflessi positivi ridurranno un costo globalmente più elevato o consentiranno una maggiore qualità. In quest’ottica è più corretto dividere le voci relative ai costi fissi tra quelle inattaccabili e quelle soggette ad approfondimenti.

La partecipazione alle gare d’appalto rappresenta un aspetto e un costo non trascurabile nella vita di un’azienda di pulizie industriali, infatti i costi relativi al sopralluogo per la raccolta dei dati necessari per elaborare il preventivo o per formulare un campionario del servizio o per redigere una relazione tecnica, in molti casi si rivelano assolutamente inutili poiché non si ha la certezza di acquisire l’appalto.

È importante valutare la classificazione e suddivisione dei costi per tipologia:

  •  costi fissi
  •  costi variabili
  •  costi tecnici
  •  costi discrezionali
  •  costi diretti
  •  costi indiretti

Costi fissi: il loro valore non cambia (ad esempio le spese generali dell’azienda).

Costi variabili: sono influenzati dal volume produttivo (ad esempio spese di manodopera e materiali)

Nell’ambito dei costi fissi e variabili è necessario fare le dovute distinzioni tra:

Costi tecnici:  sono quelli strettamente legati all’esecuzione dell’intervento di pulizia.

Costi discrezionali:  sono quelli relativi ad attività come la formazione, la comunicazione, l’informazione, che non hanno un riscontro immediato ma che,  se fanno parte della filosofia aziendale, assumono la classificazione di costi fissi.

Nonostante ciò, è estremamente difficile per il cliente avere la certezza che la cifra richiesta corrisponda esattamente al prodotto da lui desiderato. Il preventivo può rappresentare però un importante elemento di confronto e di indicazione tecnica se è articolato è riferito agli elementi cardine dell’attività.

ANALISI ESEGUITE

  • quantità delle superfici
  • costi operatori
  • monte ore lavoro
  • spese generali
  • costi detergenti e materiali
  • frequenze degli interventi 
  • valutazioni sulle quotazioni del mercato, la concorrenza e la strategia dell’azienda
  • altri elementi non trascurabili sono certamente gli imprevisti (prevedibili) per quegli eventi che si possono manifestare nel corso dell’anno di cui non si può conoscere quantità ed intensità.

1.6.5 Costi e controlli

L’incidenza del costo del personale nell’ambito di un’attività di servizio è sicuramente molto elevata. In quest’ottica, è opportuno fare ricorso a forme di assunzione che limitino la dispersione di tempi senza venire meno alla copertura del servizio.

A questo proposito, il contratto part-time assume un’importanza determinante.

 

COSTO ORARIO RETRIBUZIONE DIRETTA RETRIBUZIONE INDIRETTA
6a categoria PAGA BASE CONTINGENZA EDR FERIE FESTIVITÀ ASS. PER
5a categoria INCREMENTI AUTOMATICI INTEGRATIVO INDENNITÀ MENSA DIRITTO DI STUDIO INTEGRAZIONE TRE
4a categoria INPS IMP. ASS. INAIL QUATTORDICESIMA TFR RIV PRE
3a categoria ONERI VARI PREVISIONE INFORTUNI CONTRATTI SINDACALI RIDUZIONE ORARIA

 

CONTROLLO DELLA REDDITIVITÀ

Il rischio maggiore per la redditività di un appalto è rappresentato dal lento aumento degli errori impercettibili e dalle disattenzioni che, sommandosi, creano un disservizio e costringono a intervenire con costose operazioni di recupero. La gestione delle situazioni a rischio deve essere attivata sin dall’inizio del ciclo di vita di un appalto, così facendo la possibilità di rischio diminuisce man mano che si acquista familiarità con il processo di erogazione del servizio.

Definizione del sistema di gestione e della relativa strategia correlata alla tipologia dell’appalto in base agli standard qualitativi prefissati (contratto,  qualità promessa, qualità attesa).

Definizione dello scenario indesiderabile per poterlo immediatamente rilevare ( estensione e classificazione dei punti critici).

Identificazione e definizione dei fattori influenzanti per valutare e quantificare tempestivamente la loro entità ( tecnologia,  qualità ed esperienza del personale).

Verifica degli effetti della riduzione della produttività attraverso un monitoraggio costante e continuo (acquiescenza e assuefazione ottica).

MODIFICA DELLE FREQUENZE

Tale attività prevede infatti lo studio degli ambienti, dell’attività interna, con particolare riferimento al movimento delle persone e dei materiali, del tipo e della velocità di formazione dello sporco, della provenienza, e di quali veicoli di trasmissione lo sporco utilizza per diffondersi nell’ambiente. Tale operazione consentirà, nell’ambito della gestione delle frequenze, di concordare con l’utente iniziative atte a ridurre l’intensità dei fattori aggressivi e conseguentemente ad allontanare la situazione di limite critico.

1.6.6 La relazione tecnica

La relazione tecnica è necessaria in ogni occasione in cui l’impresa concorre per acquisire un appalto, poiché sostiene e motiva la richiesta economica, riflette la struttura organizzativa di un’impresa e garantisce la capacità della stessa a fronteggiare le specifiche esigenze ambientali dell’utente e in particolare quelle di natura igienica, estetica e funzionale.

Per consentire al cliente di fare le opportune valutazioni e confrontare le diverse proposte dovrà essere redatta in modo leggibile e comprensibile, anche per chi non è addetto ai lavori; una relazione sugli aspetti tecnici e organizzativi che l’impresa adotterà nel corso dell’appalto, perché la trattativa sia trasparente e consenta un valido confronto (presupposto per garantire la qualità proiettata nel tempo).

Allo stato attuale le imprese, per impressionare l’utente e ottenere il maggior punteggio sviluppano relazioni su centinaia di pagine creando confusione e impedendo così all’utente di avere una visione chiara della proposta.

La relazione tecnica da alcuni anni è obbligatoria nelle procedure per l’affidamento del servizio di pulizia presso le strutture pubbliche e per gli appalti più rilevanti per cui nel corso della lettura del bando relativo alla licitazione della gara d’appalto a cui si intende partecipare, si possono riscontrare le seguenti richieste:

Oggetto: procedura per l’affidamento del servizio di pulizia degli edifici per il periodo dal … al …

La richiesta si articola su due elementi:

  • l’offerta economica a cui viene affidato un punteggio;
  • la documentazione tecnica consistente in una relazione esplicativa nella quale saranno esaurientemente esposte ed illustrate le modalità di gestione del servizio il cui punto concorrerà all’assegnazione dell’appalto.

Organizzazione del servizio

Dovrà essere dettagliatamente descritta, con l’indicazione del numero dei dipendenti nonché del numero e del tipo dei macchinari che saranno utilizzati per ciascun lotto e delle relative modalità di impiego. Dovranno inoltre essere esaurientemente illustrati i criteri sui quali si fonda la proposta in relazione all’entità e alle specifiche caratteristiche.

Modalità di svolgimento delle operazioni, con particolare riferimento alla periodicità delle stesse

Dovrà essere indicata la frequenza con la quale la ditta intende effettuare le singole operazioni previste in contratto per le quali il capitolato indica soltanto la frequenza minima.

Nella procedura di aggiudicazione si troverà in evidenza il punteggio generalmente così assegnato:

 prezzo punti 50

 progetto tecnico punti 50 così suddivisi:

 sistema organizzativo di fornitura del servizio punti…

 metodologie tecnico-operative punti…

 sicurezza e tipo di macchine punti…

 strumenti e attrezzature utilizzate punti…

Documento unico di valutazione dei rischi interferenti

Per l’elaborazione del presente documento si è fatto riferimento soprattutto alle seguenti fonti normative e linee guida ufficiali:

  • D.Lgs 81/ 08 Art 26, comma 3, così modificato da art. 16 D.Lgs 106/2009;
  • Circolare del Ministero del Lavoro e della previdenza n 24/2007.

1.6.7 Il sopralluogo

L’ambiente di lavoro

Nell’ambiente della relazione tecnica è previsto che l’impresa sottoscriva di aver preso visione dei locali e di essere in possesso di tutti i dati necessari per formulare l’offerta economica e redigere la relazione tecnica sulle modalità e risorse che impiegherà nel corso dell’appalto.

Classifica e importanza dei locali:  a seconda degli ambienti di lavoro lo stesso locale o la stessa area può assumere un’importanza diversa in relazione alle esigenze igieniche, estetiche e funzionali tipiche dell’attività

Linee di produzione (o linee di intervento) è proprio in relazione all’ambiente di lavoro che le linee di produzione o intervento coinvolgono superfici diverse, perciò dovranno essere indicati arredi o parti di essi che appartengono o alla linea d’uso o alla linea luce o alla linea ombra.

Mappa del complesso o lotto, costruzione, i piani

Misure delle superfici

Rilevamento del coefficiente di ingombro

Tipi di sporco

Materiali e rivestimenti delle superfici

Il piano degli interventi

Le frequenze previste per gli interventi (che dovranno  interpretare le effettive esigenze dell’ambiente).

Tabella delle frequenze degli interventi: l’ambiente di lavoro le sue esigenze assegnano delle frequenze di massima oppure il termine massimo entro il quale un intervento dovrà essere eseguito, frequenze che variano in relazione alla classifica di importanza o di rischio attribuiti ad ogni singolo locale.

Questo esposto è stato prospettato per gli appalti a carattere continuativo mentre nel caso di interventi straordinari il campionario prevede che alcuni oggetti o parti delle superfici siano isolate almeno in due fasi, la prima dovrà evidenziare lo stato d’uso prima dell’intervento, l’altra dovrà dare visibilità al risultato previsto.

La compilazione del piano degli interventi prevede quattro moduli:

  1. il piano degli interventi annuale
  2. il piano degli interventi mensili
  3. il piano degli interventi settimanali
  4. il piano degli interventi giornalieri

La sicurezza

L’applicazione delle norme e il rispetto delle leggi (Legge 626) manleva in parte dalle responsabilità in caso di infortunio. Tuttavia è l’atteggiamento e l’attenzione nei confronti della sicurezza che consente di prevenire gli infortuni. Infatti, nel settore delle pulizie industriali occorre coinvolgere gli operatori su due tipi di rischio: il primo è quello relativo agli interventi che prevedono l’uso di detergenti più o meno aggressivi e l’utilizzo di macchinari elettrici, l’uso di scale eccetera a cui si sommano i rischi che provengono dall’ambiente di lavoro presso cui si opera. Di fatto l’operatore di pulizia può essere coinvolto dai rischi che provengono dalle attività che svolge l’utente. È in quest’ottica che è necessario ampliare l’informazione e le nozioni relative alla prevenzione degli Infortuni.

1.6.8 Gestione: operazioni

LA FORZA LAVORO

I criteri di selezione del personale dovranno tenere conto della capacità di apprendimento degli operatori oltre naturalmente a fattori come la reperibilità, la disponibilità, la struttura fisica, l’età, poiché per ogni ambiente e per ogni situazione esiste una persona ideale.

Il coordinatore dei servizi deve essere una figura di specifica autorità e carisma; la norma prevede che sia un membro della direzione aziendale.

Il coordinatore deve essere identificato all’interno delle strutture operative, deve avere un rapporto diretto con la direzione dell’utente e avere un vissuto significativo nella fase della progettazione e dell’organizzazione e avere caratteristiche tali da rappresentare la qualità aziendale.

IL RESPONSABILE D’AREA

Il responsabile d’area deve avere la capacità di trasmettere alla squadra i valori e l’immagine dell’azienda, Illustrare le politiche aziendali unitamente ad argomenti specificatamente tecnici per consentire la attività di controllo sul rapporto qualità e produttività.

La qualifica per l’attività del responsabile d’area verte sul possesso di approfondite conoscenze tecniche sulle metodologie di intervento in merito ai processi di erogazione dei servizi alberghieri.

Il responsabile d’area svolge l’addestramento sul campo in affiancamento dei nuovi assunti, controlla il livello di tutti gli operatori e valuta l’esito finale.

IL CONTROLLO

L’attività di controllo è un’operazione che si deve svolgere con scadenze frequenti e deve essere eseguita con competenza e serenità di giudizio e avere quale obiettivo il rispetto degli standard di servizio prefissati.

 Il controllo si articola su due fasi:

  1. Controllo di servizio. È la verifica interna dell’efficienza e dell’efficacia degli interventi; è un processo di analisi per individuare carenze sul piano organizzativo e formativo.
  2. Controllo ufficiale. Questa seconda fase si sviluppa con il responsabile interno e l’utente; nel corso di questa fase si verifica la rispondenza tra la documentazione e l’effettiva realizzazione.

La documentazione di ogni fase eseguita dovrà essere conservata e utilizzata come punto di riferimento per la fase di controllo successiva.

IL SET OPERATIVO

Scheda riportante le varie fasi da eseguire nel corso dell’intervento, evidenziando per ognuna di esse quale materiale e attrezzo macchina dovrà essere utilizzato.

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