Linea Guida “La cultura del pulito”: SECONDO VOLUME, OTTAVO CAPITOLO

2.8.1 Standardizzazione delle frequenze

Per progettare il piano degli interventi e stabilire le frequenze i giorni riservati ora a questa ora a quell’operazione occorre separare quelli a carattere più urgente da quelli che consentono un intervallo di tempo più lungo.

Alla Linea d’uso appartengono interventi di tipo igienico e trattamenti più leggeri da effettuarsi frequentemente. Alla Linea luce appartengono interventi più complessi sia per la posizione che per la sedimentazione dello sporco. Infine, la Linea ombra sarà più complessa e aggressiva poiché interessa parti nascoste o il trattamento di fondo.

Esempio: il pavimento

La scopatura e il lavaggio che si effettua generalmente con frequenza giornaliera è inserito nel processo della Linea d’uso. La scopatura con lavaggio e aggiunta di inceratura o eliminazione di eventuali macchie (qualora si trattasse di moquette) e infine la lucidatura finale, appartiene al piano della Linea luce. Quando invece si procede al trattamento di deceratura, lavaggio a fondo della moquette, oppure alla cristallizzazione del pavimento, allora si farà ricorso alla Linea ombra

La qualifica e validazione del progetto frequenze passa attraverso la classificazione dei rischi igienici, estetici e funzionali del locale e delle sue superfici.

2.8.2  Prevenire il limite critico

Il maggior contributo al processo per determinare le frequenze viene dall’analisi sistematica del limite critico che si pone quando lo sporco passa da una conformazione (stadio) ad un’altra. Per esempio, la polvere che ha una consistenza leggera e volatile, quando si inumidisce, sedimenta e si deposita radicalmente sulla superficie. La stessa può legarsi a residui grassi o magri derivati dalle lavorazioni o dalle attività interne; il superamento di questo limite dà inizio ad una fase di maggior degrado e impone una tipologia di intervento più complessa e contemporaneamente più costosa. Infatti si dovranno utilizzare prodotti più aggressivi, più materiali, e aumenterà il tempo necessario per l’esecuzione, dato il maggior numero di passaggi (tempo fase) necessari sulla superficie per ottenere il pulito. Se ciò non bastasse, l’intervento più aggressivo comporta un maggior rischio per le persone e per le superfici limitrofe che possono essere coinvolte da spruzzi o da contatto con materiali aggressivi.

Occorre quindi modificare la falsa concezione del risparmio ottenuto mediante la diminuzione delle frequenze degli interventi, perché nella maggior parte dei casi non è così. Altrettanto nociva per l’ambiente e senza nessun riscontro di tipo economico è l’abitudine a ricorrere all’intervento di pulizia generale per recuperare lo stato d’uso naturale di superfici e oggetti su cui lo sporco si è radicato a causa della mancata progettazione e pianificazione degli interventi.

Nonostante la gestione delle frequenze, possono subentrare fattori imprevedibili e situazioni che determinano lo slittamento delle frequenze. È proprio in base all’importanza che si può avere sotto il profilo qualitativo ed economico che si considera il superamento del limite critico che sarà opportuno realizzare attraverso un diagramma degli slittamenti.

Tale diagramma permette in modo efficace di evidenziare le operazioni e gli eventi di varia natura che ne hanno consentito l’esecuzione entro il termine previsto. Ciò consentirà di effettuare la verifica dei vari aspetti che hanno creato questi slittamenti e apportare i dovuti correttivi.

Il diagramma mostrerà in modo chiaro:

• l’entità degli slittamenti che si sono verificati
• il giorno, l’area e la causa
• gli impatti degli effetti sulle attività successive delle azioni correttive

2.8.3  La gestione delle frequenze

Il fattore umano, il movimento delle attività interne, le condizioni ambientali, gli agenti atmosferici, condizionano il rispetto delle frequenze e contribuiscono a modificare il limite critico per questa o quest’altra superficie.

Per limite critico si intende il momento in cui il degrado, lo sporco sulla superficie, muta il suo stato, determinando una maggiore difficoltà per la sua asportazione.

Occorre quindi, prima di fissare i termini degli interventi (frequenze), valutare tutti quegli elementi che possono determinare degli slittamenti come ad esempio l’aumento dello sporco su un pavimento in caso di pioggia, che accelera il raggiungimento del limite critico della superficie.

Appare evidente che il progetto del piano delle frequenze indicato nel capitolato non può considerarsi che un elemento indicativo, mentre la definizione delle frequenze deve essere un’operazione che si rinnova costantemente al fine di orientare le risorse dove è necessario.

Questa interpretazione dinamica è una vera e propria gestione delle frequenze e dovrà essere eseguita da operatori capaci di monitorare costantemente il limite critico ed equiparare le esigenze qualitative alle risorse economiche

La gestione delle frequenze è una delle espressioni più rilevanti del processo di industrializzazione, il cui obiettivo si può così riassumere:

• stabilizzare continuamente lo standard di pulizia senza ricorrere a interventi straordinari fuori budget, ma recuperando le risorse dalle operazioni previste a favore di altre.
• aggiornare la progettazione del piano degli interventi in base alla verifica dei limiti critici
• essere certi che le modifiche relative al piano degli interventi e a eventuali slittamenti del limite critico sono attività sotto controllo che non leggono la conformità del prodotto il pulito
• inserire delle azioni correttive è un’attività di prevenzione e protezione per creare un maggiore intervallo tra un intervento e la nuova situazione di limite critico

In pratica si apre un modo nuovo di interpretare le attività di pulizia, rapportandosi con il cliente in veste di partner per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Uno dei fattori più rilevanti per il buon andamento di un attività di pulizia a carattere continuo all’interno di un ambiente di lavoro consiste nel recupero delle risorse del tempo da utilizzarsi laddove sono più necessarie. Questa attività consiste proprio nella gestione delle frequenze.

Il recupero di tali risorse proviene, oltre che da un’analisi realistica di effettiva del limite critico anche dalla previsione effettuata che ne consenta una dilatazione. Infatti lo studio degli ambienti dell’attività interna con particolare riferimento al movimento delle persone e dei materiali, del tipo e della velocità di formazione dello sporco, della provenienza e di quali veicoli di trasmissione lo sporco utilizza per diffondersi nell’ambiente. Tale operazione consentirà, nell’ambito della gestione delle frequenze, di concordare con l’utente iniziative atte a ridurre l’intensità dei fattori aggressivi e conseguentemente ad allontanare la situazione di limite critico.

2.8.4  Visibilità del piano degli interventi

L’aggiornamento costante delle schede riportanti il piano degli interventi locale per locale dovrà essere il punto di riferimento di tutto il ciclo di vita dell’appalto. Quale elemento di distinzione, ma essenzialmente quale linea guida che consente di operare in collegamento con l’utente realizzando quella collaborazione essenziale per il conseguimento degli obiettivi. 

La mancata visibilità aumenta la diffidenza nei confronti dell’impresa, in particolare quando tra la qualità proposta e realizzata e quella attesa dal cliente appaiono delle differenze.

La funzione della visibilità del piano delle frequenze degli interventi non si esaurisce nella realizzazione della scheda su cui sono riportate le operazioni da eseguire giornalmente, mensilmente, annualmente, ma rappresenta la cartina di tornasole delle situazioni e delle esigenze espresse da un ambiente.

Infatti, il piano degli interventi è il risultato dell’analisi, la valutazione, la progettazione del profilo tecnico ed economico del prodotto servizio conforme a quel particolare ambiente.

2.8.5  Scheda locale per locale

La necessità di redigere una scheda riguardante il piano degli interventi per ogni locale nasce dalla necessità di dare visibilità e relazionare su quanto deve essere fatto e quanto è stato fatto. Inoltre la scheda evidenzierà le richieste e le segnalazioni dell’inquilino del locale. La  scheda può paragonarsi alla cartella clinica che l’infermiere esamina prima di svolgere il suo compito e così gli operatori delle pulizie esamineranno la scheda dove sono riportate le operazioni da svolgere quotidianamente e quelle maturate nel programma generale.

Non importa se un ambiente di lavoro è composto da un numero elevato di locali, ognuno di essi dovrà avere la sua scheda, consentendo con la dovuta gradualità di effettuare per ogni locale una revisione accurata della progettazione, recuperando risorse di tempo e studiando soluzioni.

SCHEDA DEL LOCALE

SITUATA (piano – area)…………………………………………MQ………….N° locali…………..altezza mt……………

NUMERO E DESCRIZIONE DEL LOCALE……………MQ…………..N° locali…………..altezza mt……………

SUPPORTI OPERATIVI ACQUA – FORZA MOTRICE – SPAZIO PER ATTREZZI (ubicazione)

FATTORI AGGRESSIVI

(attività interna, intensità d’uso, stato d’uso, agenti atmosferici, tipi di sporco)