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Appalti e pulizia, guida alla scelta del miglior valore

Scegliere a quale fornitore di servizi di pulizia affidarsi è un compito delicato che richiede la presa in considerazione di diversi fattori, allontanandosi da un approccio che consideri solo la convenienza del prezzo

a cura di Simone Ciapparelli

Prima di selezionare un fornitore di servizi di pulizia, il primo passo consiste nel valutare le specifiche esigenze della propria organizzazione. Consultare vari utenti e indagare sul “bisogno dietro il bisogno” è il primo passo per stabilire i giusti criteri in base ai quali verrà scelto un fornitore. Essere chiari su ciò che è richiesto a livello tecnico e organizzativo sarà fondamentale per valutare correttamente se le competenze di un’impresa di pulizie corrispondono ai requisiti. Nel caso di appalti riguardanti servizi di pulizia, è importante considerare, in primo luogo, che la pulizia è un servizio ad alta intensità di manodopera in cui quest’ultima rappresenta circa l’85% dei costi totali. Ciò significa che la pressione sui prezzi avrà conseguenze dirette sul personale, sulla conoscenza e sull’esperienza dei team, sul resto dei costi e sulla rilevanza data agli aspetti di innovazione e sostenibilità. Pertanto, è essenziale spostare l’attenzione da una selezione unicamente basata sul prezzo a una scelta basata sul miglior rapporto qualità/prezzo.

Per aiutare le organizzazioni pubbliche o private ad orientarsi nella scelta, dalla progettazione del bando di gara all’aggiudicazione dell’appalto, di un servizio di pulizia di qualità, EFCI – European Cleaning and Facility Services Industry (la federazione europea che riunisce le organizzazioni professionali nazionali del settore delle pulizie e dei servizi) ha stilato The Selecting Best Value Guide, una guida sviluppata congiuntamente con UNI Europa e finanziata dall’Unione Europea che punta ad assistere il committente nella procedura di appalto sottolineando i vantaggi derivanti dalla scelta di servizi di qualità. Con questa guida, le parti sociali intendono aiutare il lettore a capire come includere e misurare la qualità e gli aspetti sociali nelle procedure di appalto. 

Basandosi su questi principi, EFCI consiglia di rispettare le seguenti raccomandazioni in materia di appalti di servizi di pulizia, in modo da basare tutte le fasi e passaggi della procedura di appalto pubblico (dalla progettazione al selezione, aggiudicazione e attuazione) sul principio del miglior valore piuttosto che del “prezzo più basso”.

Il ruolo delle analisi di mercato

È molto importante collaborare con le aziende di pulizia durante tutto il processo di appalto, stabilendo allo stesso tempo relazioni costruttive mantenendo una parità di condizioni tra gli offerenti in modo da garantire il rispetto dei principi di trasparenza e parità di trattamento. Durante la fase preparatoria, ciò può essere ottenuto conducendo analisi di mercato. A questo proposito, si consiglia di:

  • Condurre le ricerche contattando l’Associazione nazionale che rappresenta le imprese di pulizia del proprio Paese (Anip per l’Italia) per ottenere assistenza e consigli da un organo sopra le parti. Le associazioni nazionali possono infatti contare su specialisti dedicati e guide per l’assistenza degli acquirenti nella preparazione delle offerte.
  • Condurre una consultazione preliminare di mercato intervistando i candidati e contattando gli altri soggetti interessati al fine di predisporre al meglio la procedura di appalto. Le azioni da compiere consistono nell’informare le imprese di pulizia sull’appalto pianificato e chiedere all’operatore economico come intende soddisfare i requisiti dettati dall’appalto, affinché gli operatori orientati sulla qualità possano essere specifici nella loro offerta.

Il criterio “Meat”

Per i criteri di aggiudicazione, si incoraggiano le amministrazioni aggiudicatrici a superare i criteri basati unicamente sul prezzo per abbracciare il criterio “Meat” (most economically advantageous tender), che consiste in un approccio incentrato sul miglior rapporto qualità/prezzo. In fase di aggiudicazione, gli acquirenti pubblici dovrebbero assicurare che le offerte non siano valutate solo in base al prezzo ma piuttosto consentano di competere sulla base di criteri tecnici e qualitativi. Si raccomanda di respingere le offerte anormalmente basse e valutare le offerte di prezzo attraverso il modello proporzionale. Applicando questo modello, la differenza di punti diventa minore maggiore è la differenza di prezzo. Inoltre, si ottiene una distinzione più chiara tra le offerte che si collocano molto più in alto rispetto al prezzo più basso (ad esempio, un prezzo del 100% più alto rispetto al prezzo più basso, segna ancora la metà dei punti).

Utilizzo dei criteri corretti

Si consiglia agli acquirenti di non utilizzare il numero di ore come criterio di punteggio: un contratto di pulizia è basato sui risultati e non sullo svolgimento di un’attività; utilizzare il numero di ore come criterio di punteggio nella gara metterebbe, in determinate situazioni, l’acquirente di servizi di pulizia in una posizione simile a quella di un datore di lavoro diretto.

Le amministrazioni aggiudicatrici e gli acquirenti dei servizi di pulizia dovrebbero prendere in considerazione anche i seguenti aspetti nella definizione dei criteri di aggiudicazione o delle condizioni di prestazione dell’appalto. 

Le amministrazioni aggiudicatrici e gli acquirenti dei servizi di pulizia sono invitati a prendere in considerazione anche i seguenti aspetti nella definizione dei criteri di aggiudicazione dell’appalto o le condizioni di prestazione:

  • Organizzazione dell’esecuzione del contratto: al fine di garantire il controllo della qualità per tutta la durata del contratto, si suggerisce di richiedere una descrizione di metodi e politiche utilizzate per verificare le routine di qualità e la conferma che gli standard di qualità sono stati raggiunti (es. certificati ISO) e includere le specifiche di gestione del contratto, pianificazione operativa e rapporto con il cliente nella gara e nel contratto.
  • Qualifica ed esperienza del personale: nella gara dovrebbero essere incluse referenze circa l’esperienza e  le qualifiche del personale che svolgerà i servizi di pulizia richiesti (compresi i riferimenti alla formazione e/o alle competenze);
    • Sostenibilità ambientale del servizio di pulizia: la gara può fare riferimento ai sistemi di gestione ambientale (nazionali, europei o internazionali, come ISO 14001 o equivalenti), materiali e prodotti utilizzati (richiesta di certificazioni ambientali o altre equivalenti, garanzie di uso efficiente delle risorse naturali e ridotto uso di sostanze chimiche e disinfettanti ove possibile), formazione del personale in tema di eco-sostenibilità, impatto dei trasporti, corretto utilizzo di materiale per la pulizia e prodotti.
    • Green Public Procurement (GPP): le amministrazioni aggiudicatrici possono utilizzare specifiche disposizioni per lavorare secondo obiettivi strategici di sostenibilità ambientale, come il Green Public Procurement (GPP), cioè gli acquisti verdi della Pubblica amministrazione. Si raccomanda di includere tali disposizioni attraverso una valutazione delle offerte effettuata esclusivamente sulla base dei criteri fissati nelle gare, come stabilito dalla Direttiva 2014, e non su elementi esterni legati alla politica generale di CSR delle imprese appaltatrici.
  • Comprendere la pulizia diurna nei criteri di esecuzione: Mantenere la pulizia diurna nei criteri di esecuzione avrebbe conseguenze positive immediate sull’equilibrio vita-lavoro dei lavoratori e sul riconoscimento complessivo dei servizi da parte di chi utilizza i locali  in cui si effettua il servizio di pulizia. Nello specifico, l’aumento della pulizia diurna comporta una diminuzione degli orari frazionati.
  • Trasferimento di impresa: I contratti di servizi di pulizia sono soggetti a trasferimento della normativa sulle imprese, che stabilisce che, in caso di cambio di appaltatore, la società entrante deve assumere il personale dell’impresa uscente. Perciò, dato che il costo del lavoro ammonta in media all’80% del prezzo indicato nelle offerte delle imprese di pulizie, è fondamentale che il bando di gara includa informazioni sul personale da assumere in caso di trasferimento di imprese. Questo è un obbligo legale che molto spesso non viene rispettato dai committenti pubblici. Si ritiene, invece, che tutti i requisiti risultanti da tale obbligo debbano essere presi in considerazione dagli acquirenti nella redazione delle clausole di gara d’appalto, soprattutto in materia sociale e di integrazione.

Fonte: EFCI, EFCI’s recommendations for quality-based procurement of cleaning services, 2021 (www.efci.eu)

 

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